Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama untuk kita yang jarang berhubungan langsung dengan orang banyak. Namun, dapat membuat kita menderita dengan menerima banjir "spam email". Tidak banyak hal yang bisa kita lakukan untuk menghadapi para "spammers" ini kecuali terus-menerus melaporkannya pada "network administratur" kita. Bagaimana pun, dalam melakukan korespondensi pribadi, kita seyogyanya tetap bersopan santun untuk menjaga hubungan baik.
Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria:
1. Benahi susunan email "forwards" kamu. jika ingin mem-forward sebagian atau seluruh pesan pada orang lain, maka luangkan sedikit waktu kamu untuk menghapus tanda yang biasanya muncul, seperti tanda ">" dsb.
2. Gantilah "Subject" atau Judul email jika topik pembicaraan jika berubah. Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik
pembicaraan berubah dari aslinya, namun "subject" atau judul email
belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila "subject" disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang kamu tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu. Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu jika kamu sedang membalas/me-reply-nya. Ada baiknya menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar kamu anggap perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai. kamu tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi sebuah email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian memintamu untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman yang lain, atau bila tidak maka akan ketiban sial. Mengapa kamu juga bermaksut mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila kamu meneruskan email semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol "delete".
5. Hormati
privacy orang lain. Ini termasuk juga alamat email mereka. jika kamu sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu sama lain tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon copy" agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. jika kamu mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam.
6. Jangan melakukan spam. Mungkin saja kamu tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari "forwarded email", kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak-teriak. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol "Caps Lock") dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin menganggap kamu sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.
8. Jangan mudah "terbakar" over-reaksi atau terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan baik. Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan beremail-ria. jika kamu merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan langsung kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam "draft-folder" selama beberapa hari untuk dibaca ulang.
Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.
9. Bersabarlah dalam menunggu "reply". Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email dengan segera. Masih banyak orang yg men-check email mereka seminggu sekali.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang kamu anggap lucu. Jangan terus menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
Jangan lupa luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forward kan dan kepada siapa kita mem-forward-kan suatu email. Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forward-kan. Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius.
Sumber: The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran
Todorovich) On Eagle's Wings.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar